Los sistemas de información automatizados en los hoteles ayudan a ingresar, almacenar y, si es necesario, encontrar rápidamente información sobre reservas de habitaciones, clientes habituales, requisitos de los huéspedes y tarifas. Encontrar una lista de invitados que visitaron en una fecha determinada desde la memoria de la computadora no es un problema. Los archivos del mostrador de reservas son un componente importante del sistema de información automatizado, proporcionan al administrador asistente (administrador) responsable de este trabajo información sobre la cantidad de habitaciones sin reservar y sus detalles: la cantidad de habitaciones, la vista desde la ventana, el precio, etc permite. Antes de la introducción de los sistemas de información automatizados en las operaciones hoteleras, era una tarea laboriosa y lenta para un encargado de reservas recopilar y utilizar dicha información.
Un sistema de información automatizado consiste en un conjunto de programas informáticos que se pueden utilizar para recopilar y utilizar información relevante para el trabajo de las oficinas de gestión y los departamentos de apoyo. Cuatro programas en este paquete son particularmente importantes porque brindan a los administradores la información que necesitan en las siguientes áreas:
• gestión del servicio de reservas;
• gestión de servicios para huéspedes;
• gestión de la facturación con los huéspedes;
• Cuestiones generales de la gestión hotelera.
El componente del sistema de información automatizado, que brinda el funcionamiento del servicio de reservas, permite al personal de este servicio recibir rápidamente solicitudes de reserva, recibir confirmaciones de reservas formalizadas, y tener siempre una idea clara de cuán llenas están las habitaciones del hotel. con clientes. El sistema de información automatizado recopila toda la información sobre las reservas realizadas directamente en la oficina ya través del sistema centralizado de reservas por teléfono. La mayoría de las corporaciones hoteleras tienen sus propios números en este sistema, con los cuales los clientes pueden llamar (gratuito) desde cualquier parte del país, a veces incluso desde el extranjero, para hacer una reserva con anticipación. Las agencias de transporte también tienen acceso directo a este sistema centralizado a través de una red informática. Más de un centenar de empleados del hotel, usuarios crónicos del sistema de información automatizado, pueden recibir información en las siguientes direcciones en cualquier momento:
• reserva;
• oficina del administrador principal;
• formalización de visitas colectivas;
• información sobre clientes habituales;
• editor de texto de informes;
• facturas por servicios de agencias de transporte;
• registro de giras;
• cuestiones administrativas y económicas;
• gestión de los ingresos por intereses;
• crear programas complejos;
• comercio mayorista;
• interfaz para cálculos informáticos;
• interfaz para solicitar proyecciones de películas;
• interfaz para puntos de venta;
• control ambiental;
• reserva centralizada;
• libro general de la ciudad;
• acreedores;
• deudas de propietarios de condominios;
• gestión de asociaciones;
• alquiler por numeración a largo plazo;
• alquiler de tiempos compartidos.
En hoteles medianos y grandes, el lugar de trabajo del administrador está equipado con una mini computadora para verificar y procesar recibos y compras. En el hotel funcionan varios otros servicios, normalmente equipados con monitores: puntos de venta, servicio de abastecimiento, sala de conferencias y otros servicios. Los hoteles pequeños pueden usar una mini computadora por separado o conectarla a una red local para procesar las solicitudes.
