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सूचना के आदान-प्रदान की प्रक्रिया में समस्याएं
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि पारस्परिक सूचना विनिमय की प्रक्रिया में कुछ समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। ऐसी समस्याओं में निम्न शामिल हैं:
- धारणा में मानसिक अंतर।
- आध्यात्मिक (शब्दार्थ) बाधा।
- अशाब्दिक इशारों।
- छानना।
- संचार चैनलों की अधिकता।
- अपर्याप्त संगठनात्मक संरचना (सामग्री)।
लोग अपने विभिन्न स्तरों के ज्ञान, जीवन के अनुभवों और भावनात्मक भावनाओं के कारण एक ही जानकारी की अलग-अलग व्याख्या और स्वीकार करते हैं। नेता और अधीनस्थ के बीच संबंध भी यहाँ एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। जहां आपसी विश्वास और आपसी समझ होगी, वहां सूचनाओं का दायरा बढ़ेगा, उनकी सटीकता बढ़ेगी और जिम्मेदारी भी उतनी ही होगी।
मा'आध्यात्मिक शब्दार्थ बाधा यह इस तथ्य में प्रकट होता है कि प्रेषित सूचना को एन्कोडिंग में उपयोग किए जाने वाले प्रतीक सूचना के रिसीवर (उनके पदों, स्थिति, मानसिकता, राष्ट्रीय रीति-रिवाजों के संदर्भ में) के स्वाद से मेल नहीं खाते हैं।
प्रतीकों के अलावा, सूचनाओं का आदान-प्रदान करते समय, गैर-मौखिक, यानी मौखिक या मौखिक रूप से नहीं, बल्कि इशारों, जैसे कि चेहरा, आसन, आवाज, आदि, बोले गए शब्द के अर्थ को एक के साथ निष्पादक तक पहुंचा सकते हैं। क्रांतिकारी परिवर्तन। मनोवैज्ञानिकों के अनुसार, 90% तक मौखिक जानकारी मौखिक रूप से नहीं, बल्कि गैर-मौखिक रूप से प्राप्त होती है।
छनन - उपभोक्ता को सूचना के तेजी से वितरण की प्रक्रिया में अप्रिय "सूचना" से इसे साफ करने के लिए, इसे कॉम्पैक्ट बनाने के लिए सूचना को सरल, संसाधित और प्रासंगिक सारांश जारी किया जाता है। इसके अलावा, निचले स्तर के नेताओं को उच्च स्तर के नेता होने के लिए मजबूर किया जाता है, हालांकि वे ऐसा नहीं करना चाहते हैं। वे गैर-मौजूद जानकारी नहीं भेजते हैं। इस प्रकार सूचनाओं को फ़िल्टर किया जाता है।
संचार राजधानियों की अधिकता संचार प्रक्रिया पर भी नकारात्मक प्रभाव पड़ता है। सूचना प्रसंस्करण के साधनों की कमी और उनके प्रसारण या उनकी अपूर्णता के कारण ऐसी समस्या उत्पन्न होती है।
अनुचित संगठनात्मक संरचना संचार प्रक्रिया में समस्या पैदा करने वाले कारकों में से एक है। जितने अधिक प्रबंधन लिंक होते हैं, उतने ही अधिक कार्य, कार्य और शक्तियां एक-दूसरे को ओवरलैप करती हैं, उतनी ही धीमी गति से सूचना अपने गंतव्य तक पहुंचती है। नतीजतन, इस डीपीएवीआर के भीतर, उसे स्वीकार्य "सुधार" प्रत्येक जोड़ में किए जाते हैं। इस प्रक्रिया में, विभागों और लिंक्स में होने वाले संघर्ष सूचनाओं के आदान-प्रदान और निर्णय लेने में गंभीर बाधाएँ पैदा करते हैं।
सूचना का प्रसारण और स्वागत काफी हद तक प्रभावी सुनने के कौशल के स्तर पर निर्भर करता है। अमेरिकी वैज्ञानिक प्रोफेसर कीथ डेविस प्रभावी सुनने के 10 नियम देते हैं। एक-एक करके नियमों को पढ़ने के लिए कुछ समय निकालें। एक विशिष्ट व्यक्ति की कल्पना करें जिससे आप आमने-सामने बात कर रहे हैं और मूल्यांकन करें कि आप इन नियमों का कितनी अच्छी तरह पालन करते हैं (तालिका 1)।
कुदरत ने इंसान को दो कान दिए हैं, लेकिन जीभ एक ही दी है। इसे हल्के ढंग से कहें तो यह कहावत बोली जाने से ज्यादा सुनी जाती है। सुनने के लिए दो कानों की आवश्यकता होती है: एक की आवश्यकता शब्दों के सार को ग्रहण करने के लिए होती है, और दूसरे की आवश्यकता वक्ता की भावनाओं को पकड़ने के लिए होती है।
तालिका नंबर एक। प्रभावी सुनने के 1 नियम
टी / आर |
नियम |
व्याख्या |
1. |
बात करना बंद करें |
- बात करते समय सुनना असंभव है। एक कहावत है जो फुसफुसाती है सबसे, पर "चिल्लाओ मत किसी से"। |
2. |
वक्ता को सहज महसूस करने में मदद करें |
- वक्ता के लिए स्वतंत्र महसूस करने के लिए स्थितियां बनाएं। इसे अक्सर निर्णायक वातावरण बनाना कहा जाता है |
3. |
दिखाएँ कि आप वक्ता को सुन रहे हैं |
-दिखाएँ कि आप परवाह करते हैं और उसके अनुसार कार्य करें। बातचीत के दौरान अखबार या मैगजीन न पढ़ें। इसे अस्वीकार करने के बहाने खोजने के बजाय इसे समझने की कोशिश करें |
4. |
गैस को छूने वाली स्थितियों को खत्म करें |
-तस्वीरें न बनाएं, टेबल से न टकराएं, कागजों को एक जगह से दूसरी जगह न ले जाएं, हो सकता है कि दरवाजा बंद हो तो कमरे में सन्नाटा छा जाए |
5. |
धैर्य रखें |
-अपना समय बर्बाद मत करो। स्पीकर को बाधित न करें। जबरदस्ती बाहर न निकलें, दरवाजे की ओर कदम न बढ़ाएं |
6. |
वक्ता के साथ सहानुभूति रखें |
-स्पीकर को अपने ऊपर लगाकर देखें |
7. |
अपना चरित्र रखो |
-गुस्से में रहने वाला व्यक्ति बातचीत की सामग्री में अनिश्चितता जोड़ता है |
8. |
तर्क-वितर्क और आलोचना से बचें |
-यह स्थिति स्पीकर को बचाव की मुद्रा में जाने के लिए विवश करती है। वह चुप हो सकता है या क्रोधित हो सकता है। यह ठीक ऐसी लड़ाई है जिसमें आप जीतेंगे और हारेंगे |
9. |
सवाल पूछो |
- जब यह वक्ता को प्रेरित करता है, तो वह एक बार फिर स्वीकार करता है कि आप उसे सुन रहे हैं। यह आगे बढ़ने में मदद करता है |
10. |
बात करना बंद करें |
- पहली सलाह वहीं से शुरू हुई। वह इसका अंत है। आखिरकार, उल्लिखित सब कुछ इस पर निर्भर करता है। यदि आप बात करना बंद नहीं करते हैं, तो आप प्रभावी ढंग से सुनना नहीं जानते |