होटलों में स्वचालित सूचना प्रणाली प्रवेश करने, स्टोर करने और यदि आवश्यक हो, तो जल्दी से कमरे के आरक्षण, नियमित ग्राहकों, अतिथि आवश्यकताओं और शुल्क के बारे में जानकारी प्राप्त करने में मदद करती है। कंप्यूटर मेमोरी से एक निश्चित तिथि पर आने वाले मेहमानों की सूची ढूँढना कोई समस्या नहीं है। आरक्षण डेस्क फाइलें स्वचालित सूचना प्रणाली का एक महत्वपूर्ण घटक हैं, वे इस काम के लिए जिम्मेदार सहायक प्रशासक (प्रशासक) को बिना बुक किए गए कमरों की संख्या और उनके विवरण के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं: कमरों की संख्या, खिड़की से दृश्य, मूल्य, आदि की अनुमति देता है। होटल संचालन में स्वचालित सूचना प्रणाली की शुरुआत से पहले, एक आरक्षणकर्ता के लिए ऐसी जानकारी एकत्र करना और उसका उपयोग करना एक श्रमसाध्य और समय लेने वाला कार्य था।
एक स्वचालित सूचना प्रणाली में कंप्यूटर प्रोग्राम का एक सेट होता है जिसका उपयोग प्रबंधन कार्यालयों और सहायक विभागों के काम के लिए प्रासंगिक जानकारी एकत्र करने और उपयोग करने के लिए किया जा सकता है। इस पैकेज में चार कार्यक्रम विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे प्रशासकों को वह जानकारी प्रदान करते हैं जिसकी उन्हें निम्नलिखित क्षेत्रों में आवश्यकता होती है:
• आरक्षण सेवा का प्रबंधन;
• अतिथि सेवाओं का प्रबंधन;
• मेहमानों के साथ बिलिंग का प्रबंधन;
• होटल प्रबंधन के सामान्य मुद्दे।
स्वचालित सूचना प्रणाली का घटक, जो आरक्षण सेवा का संचालन प्रदान करता है, इस सेवा के कर्मचारियों को जल्दी से आरक्षण अनुरोध प्राप्त करने, औपचारिक आरक्षण की पुष्टि प्राप्त करने की अनुमति देता है, और हमेशा यह स्पष्ट विचार रखता है कि होटल के कमरे कितने भरे हुए हैं ग्राहकों के साथ। स्वचालित सूचना प्रणाली सीधे कार्यालय में और केंद्रीकृत आरक्षण प्रणाली के माध्यम से टेलीफोन द्वारा किए गए आरक्षण के बारे में सभी जानकारी एकत्र करती है। इस प्रणाली में अधिकांश होटल निगमों के अपने स्वयं के नंबर होते हैं, जिसके साथ ग्राहक देश में कहीं से भी, कभी-कभी विदेश से भी कॉल कर सकते हैं (टोल-फ्री), अग्रिम आरक्षण करने के लिए। कंप्यूटर नेटवर्क के माध्यम से परिवहन एजेंसियों की भी इस केंद्रीकृत प्रणाली तक सीधी पहुंच है। होटल के सौ से अधिक कर्मचारी, जो स्वचालित सूचना प्रणाली के पुराने उपयोगकर्ता हैं, किसी भी समय निम्नलिखित दिशाओं में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं:
• आरक्षण;
• मुख्य प्रशासक का कार्यालय;
• सामूहिक दौरों की औपचारिकता;
• नियमित ग्राहकों के बारे में जानकारी;
• रिपोर्ट पाठ संपादक;
• परिवहन एजेंसियों की सेवाओं के बिल;
• यात्राओं का पंजीकरण;
• प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दे;
• ब्याज आय का प्रबंधन;
• जटिल कार्यक्रम बनाना;
• थोक व्यापार;
• कंप्यूटर गणना के लिए इंटरफेस;
• मूवी स्क्रीनिंग ऑर्डर करने के लिए इंटरफ़ेस;
• बिक्री के बिंदुओं के लिए इंटरफ़ेस;
• पर्यावरणीय नियंत्रण;
• केंद्रीकृत आरक्षण;
• सिटी जनरल बुक;
• लेनदार;
• कोंडोमिनियम मालिकों के ऋण;
• एसोसिएशन प्रबंधन;
• लंबी अवधि के नंबरिंग के लिए किराया;
• टाइमशेयर के लिए किराया।
मध्यम आकार के और बड़े होटलों में, प्रशासक का कार्यस्थल प्राप्तियों और खरीद की जाँच और प्रसंस्करण के लिए एक मिनी-कंप्यूटर से सुसज्जित है। कई अन्य सेवाएं, आमतौर पर मॉनिटर से सुसज्जित, होटल में संचालित होती हैं: बिक्री बिंदु, आपूर्ति सेवा, सम्मेलन कक्ष और अन्य सेवाएं। छोटे होटल एक मिनी-कंप्यूटर का अलग से उपयोग कर सकते हैं या अनुरोधों को संसाधित करने के लिए इसे स्थानीय नेटवर्क से जोड़ सकते हैं।
