Автоматизовані інформаційні системи в готелях допомагають вводити, зберігати і, при необхідності, швидко знаходити інформацію про бронювання номерів, постійних клієнтів, вимоги гостей і тарифи. Знайти в пам'яті комп'ютера список гостей, які завітали на певну дату, не проблема. Файли столу бронювання є важливою складовою автоматизованої інформаційної системи, вони надають помічнику адміністратора (адміністратору), відповідальному за цю роботу, інформацію про кількість незаброньованих номерів та їх реквізити: кількість номерів, вид з вікна, ціна тощо дозволяє. До впровадження автоматизованих інформаційних систем у діяльність готелів збір і використання такої інформації був трудомістким і тривалим завданням для спеціаліста з бронювання.
Автоматизована інформаційна система складається з набору комп’ютерних програм, які можуть бути використані для збору та використання інформації, яка має відношення до роботи офісів управління та допоміжних відділів. Чотири програми в цьому пакеті особливо важливі, оскільки вони надають адміністраторам необхідну інформацію в таких областях:
• управління службою бронювання;
• управління обслуговуванням гостей;
• ведення розрахунків з гостями;
• загальні питання готельного господарства.
Компонент автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує роботу служби бронювання, дозволяє співробітникам цієї служби оперативно приймати заявки на бронювання, отримувати підтвердження оформлених бронювань і завжди мати чітке уявлення про заповненість номерів готелю. з клієнтами. Автоматизована інформаційна система збирає всю інформацію про бронювання, здійснене безпосередньо в офісі та через централізовану систему бронювання по телефону. Більшість готельних корпорацій мають у цій системі власні номери, за якими клієнти можуть зателефонувати (безкоштовно) з будь-якої точки країни, іноді навіть з-за кордону, щоб зробити бронювання заздалегідь. Транспортні агентства також мають прямий доступ до цієї централізованої системи через комп’ютерну мережу. Понад сто співробітників готелю, які є постійними користувачами автоматизованої інформаційної системи, можуть у будь-який час отримати інформацію за такими напрямками:
• бронювання;
• кабінет головного розпорядника;
• оформлення колективних візитів;
• інформація про постійних клієнтів;
• текстовий редактор звітів;
• рахунки за послуги транспортних агентств;
• оформлення турів;
• адміністративно-господарські питання;
• управління процентними доходами;
• створення комплексних програм;
• оптова торгівля;
• інтерфейс для комп'ютерних розрахунків;
• інтерфейс для замовлення кіносеансів;
• інтерфейс для торгових точок;
• екологічний контроль;
• централізоване бронювання;
• міська загальна книга;
• кредитори;
• заборгованість ОСББ;
• управління асоціацією;
• орендна плата за довгострокову нумерацію;
• орендна плата за таймшери.
У середніх і великих готелях робоче місце адміністратора обладнане міні-комп'ютером для перевірки та обробки чеків і покупок. У готелі працює ряд інших служб, як правило, обладнаних моніторами: пункти продажу, служба постачання, конференц-зал та інші служби. Невеликі готелі можуть використовувати міні-комп'ютер окремо або підключити його до локальної мережі для обробки запитів.
