Mehmonxonalarda avtomatlashtirilgan axborot tizimlari nomerlarni rezervlash, doimiy mijozlar, mehmonlarning talablari va ular to‘lashi lozim bo‘lgan haq haqidagi ma’lumotlarni kiritish, saqlash va zarur holda tez qidirib topishga yordam beradi. Muayyan sanada tashrif buyurgan mehmonlar ro‘yxatini kompyuter xotirasidan topish hech qanday muammo tug‘dirmaydi. Rezervlash stoli fayllari avtomatlashtirilgan axborot tizimining muhim tarkibiy qismi bo‘lib, ular ushbu ish uchun mas’ul bo‘lgan ma’mur (administrator) yordamchisiga bronlashtirilmagan nomerlar miqdori va ularning tafsilotlari: xonalari soni, derazadan ochiladigan manzara, narxi va h.k. haqida axborot olish imkonini beradi. Avtomatlashtirilgan axborot tizimi mehmonxona faoliyatiga joriy etilgunga qadar rezervlash bilan shug‘ullanuvchi xodim bunday axborotni yig‘ishi va undan foydalanishi ancha og‘ir ish bo‘lib, juda ko‘p vaqtni olar edi.
Avtomatlashtirilgan axborot tizimi kompyuter dasturlari to‘plamidan iborat bo‘lib, ular yordamida boshqarish ofislari va yordamchi bo‘limlar ishi uchun dolzarb ahamiyatga ega bo‘lgan axborotni yig‘ish va undan foydalanish mumkin. Bu to‘plam tarkibida to‘rt dastur ayniqsa muhimdir, chunki ular ma’murlarni quyidagi yo‘nalishlar bo‘yicha kerakli axborot bilan ta’minlaydi:
• rezervlash xizmatini boshqarish;
• mehmonlarga xizmat ko‘rsatishni boshqarish;
• mehmonlar bilan hisob-kitob qilishni boshqarish;
• mehmonxonani boshqarishning umumiy masalalari.
Avtomatlashtirilgan axborot tizimining rezervlash xizmati faoliyatini ta’minlovchi tarkibiy qismi mazkur xizmat xodimlariga rezervlashga so‘rovlarni tez olish, rasmiylashtirilgan bronlarga tasdiqlar olish va mehmonxona nomerlari mijozlar bilan qay darajada to‘liqligi haqida doim aniq tasavvurga ega bo‘lish imkonini beradi. Avtomatlashtirilgan axborot tizimida bevosita ofisda va telefon orqali rezervlash markazlashtirilgan tizimi orqali amalga oshirilgan bronlash haqidagi barcha axborot jamlanadi. Mehmonxona korporatsiyalarining aksariyati mazkur tizimda o‘z raqamlariga ega bo‘lib, ularning yordamida mijozlar oldindan buyurtma qilish uchun mamlakatning istalgan nuqtasidan, ba’zan hatto chet eldan (bepul) sim qoqishlari mumkin. Transport agentliklari ham ushbu markazlashtirilgan tizimga kompyuter tarmog‘i orqali to‘g‘ridan-to‘g‘ri kirish imkoniyatiga ega. Avtomatlashtirilgan axborot tizimidan surunkali foydalanuvchi mehmonxonaning yuzdan ortiq xizmatchilari istalgan vaqtda quyidagi yo‘nalishlar bo‘yicha axborot olishlari mumkin:
• rezervlash;
• bosh ma’mur ofisi;
• jamoaviy tashriflarni rasimylashtirish;
• doimiy mijozlar haqida ma’lumotlar;
• hisobotlar matn muharriri;
• transport agentliklarining xizmatlari uchun schotlar;
• turlarni rasmiylashtirish;
• ma’muriy-xo‘jalik masalalari;
• foiz daromadlarini boshqarish;
• kompleks dasturlar tuzish;
• ulgurji savdo;
• kompyuter bo‘yicha hisob-kitoblar uchun interfeys;
• kinofilmlar namoyishini buyurtma qilish uchun interfeys;
• savdo nuqtalari uchun interfeys;
• ekologik nazorat;
• markazlashtirilgan rezervlash;
• shahar grossbuxi;
• kreditorlik qarzlari;
• kondominium egalarining schotlari;
• uyushmalarni boshqarish;
• nomerlarni uzoq muddatga berganlik uchun ijara haqi;
• taymsherlar uchun ijara haqi.
O‘rta va katta mehmonxonalarda ma’murning ish joyi schotlar va xaridlarni nazorat qilish va rasmiylashtirish uchun mini-kompyuter bilan jihozlanadi. Mehmonxonada odatda monitorlar bilan jihozlangan yana bir nechta xizmatlar: savdo nuqtalari, ta’minot xizmati, konferenszal va boshqa xizmatlar ham faoliyat ko‘rsatadi. Kichik mehmonxonalar so‘rovlarni rasmiylashtirish uchun mini-kompyuterdan alohida foydalanishi yoki uni mahalliy tarmoqqa ulashi mumkin.
