Automatisierte Informationssysteme in Hotels helfen dabei, Informationen zu Zimmerreservierungen, Stammkunden, Gästewünschen und Gebühren einzugeben, zu speichern und bei Bedarf schnell wiederzufinden. Es ist kein Problem, eine Liste der Gäste, die an einem bestimmten Datum zu Besuch waren, aus dem Computerspeicher zu finden. Die Reservierungsakten sind ein wichtiger Bestandteil des automatisierten Informationssystems, sie liefern dem für diese Arbeit zuständigen stellvertretenden Administrator (Administrator) Informationen über die Anzahl der nicht gebuchten Zimmer und deren Details: die Anzahl der Zimmer, die Aussicht aus dem Fenster, die Preis usw. erlaubt. Vor der Einführung automatisierter Informationssysteme in den Hotelbetrieb war es für einen Reservierungsmitarbeiter eine mühsame und zeitraubende Aufgabe, solche Informationen zu sammeln und zu verwenden.
Ein automatisiertes Informationssystem besteht aus einer Reihe von Computerprogrammen, die verwendet werden können, um Informationen zu sammeln und zu verwenden, die für die Arbeit von Verwaltungsbüros und Unterstützungsabteilungen relevant sind. Vier Programme in diesem Paket sind besonders wichtig, weil sie Administratoren die Informationen liefern, die sie in den folgenden Bereichen benötigen:
• Verwaltung des Reservierungsdienstes;
• Verwaltung von Gästediensten;
• Verwaltung der Abrechnung mit Gästen;
• allgemeine Fragen des Hotelmanagements.
Die Komponente des automatisierten Informationssystems, die den Betrieb des Reservierungsdienstes bereitstellt, ermöglicht es den Mitarbeitern dieses Dienstes, Reservierungsanfragen schnell zu erhalten, Bestätigungen formalisierter Reservierungen zu erhalten und immer eine klare Vorstellung davon zu haben, wie voll die Hotelzimmer sind mit den Kunden. Das automatisierte Informationssystem sammelt alle Informationen über Reservierungen, die direkt im Büro und über das zentrale Reservierungssystem per Telefon getätigt wurden. Die meisten Hotelgesellschaften haben ihre eigenen Nummern in diesem System, mit denen Kunden (gebührenfrei) von überall im Land, manchmal sogar aus dem Ausland, anrufen können, um eine Reservierung im Voraus vorzunehmen. Transportagenturen haben über ein Computernetzwerk auch direkten Zugriff auf dieses zentralisierte System. Mehr als hundert Mitarbeiter des Hotels, die ständige Benutzer des automatisierten Informationssystems sind, können jederzeit Informationen in den folgenden Richtungen erhalten:
• Reservierung;
• Büro des Hauptverwalters;
• Formalisierung von Sammelbesuchen;
• Informationen über Stammkunden;
• Texteditor für Berichte;
• Rechnungen für Dienstleistungen von Transportunternehmen;
• Registrierung von Touren;
• administrative und wirtschaftliche Fragen;
• Verwaltung von Zinserträgen;
• Erstellung komplexer Programme;
• Großhandel;
• Schnittstelle für Computerberechnungen;
• Schnittstelle zum Bestellen von Filmvorführungen;
• Schnittstelle für Verkaufsstellen;
• Umweltkontrolle;
• zentralisierte Reservierung;
• Allgemeines Stadtbuch;
• Gläubiger;
• Schulden von Wohnungseigentümern;
• Verbandsmanagement;
• Miete für langfristige Nummerierung;
• Miete für Timesharing.
In mittleren und großen Hotels ist der Arbeitsplatz des Administrators mit einem Mini-Computer zur Kontrolle und Bearbeitung von Belegen und Einkäufen ausgestattet. Im Hotel gibt es mehrere andere Dienstleistungen, die normalerweise mit Monitoren ausgestattet sind: Verkaufsstellen, Versorgungsservice, Konferenzsaal und andere Dienstleistungen. Kleine Hotels können einen Mini-Computer separat verwenden oder ihn mit einem lokalen Netzwerk verbinden, um Anfragen zu bearbeiten.
