Les systèmes d'information automatisés dans les hôtels permettent de saisir, de stocker et, si nécessaire, de trouver rapidement des informations sur les réservations de chambres, les clients réguliers, les exigences des clients et les frais. Trouver une liste d'invités qui ont visité une certaine date à partir de la mémoire de l'ordinateur n'est pas un problème. Les fichiers du bureau de réservation sont une composante importante du système d'information automatisé, ils fournissent à l'administrateur adjoint (administrateur) responsable de ce travail des informations sur le nombre de chambres non réservées et leurs détails : le nombre de chambres, la vue depuis la fenêtre, la prix, etc. permet. Avant l'introduction de systèmes d'information automatisés dans les opérations hôtelières, la collecte et l'utilisation de telles informations étaient une tâche laborieuse et chronophage pour un agent de réservation.
Un système d'information automatisé consiste en un ensemble de programmes informatiques permettant de collecter et d'utiliser des informations utiles au travail des bureaux de gestion et des services de support. Quatre programmes de ce package sont particulièrement importants car ils fournissent aux administrateurs les informations dont ils ont besoin dans les domaines suivants :
• gestion du service de réservation ;
• gestion des services clients ;
• gestion de la facturation avec les invités ;
• questions générales de gestion hôtelière.
Le composant du système d'information automatisé, qui assure le fonctionnement du service de réservation, permet au personnel de ce service de recevoir rapidement les demandes de réservation, de recevoir les confirmations des réservations formalisées, et d'avoir toujours une idée précise du remplissage des chambres d'hôtel. avec les clients. Le système d'information automatisé recueille toutes les informations sur les réservations effectuées directement au bureau et via le système de réservation centralisé par téléphone. La plupart des sociétés hôtelières ont leurs propres numéros dans ce système, avec lesquels les clients peuvent appeler (sans frais) de n'importe où dans le pays, parfois même de l'étranger, pour faire une réservation à l'avance. Les agences de transport ont également un accès direct à ce système centralisé via un réseau informatique. Plus d'une centaine d'employés de l'hôtel, utilisateurs chroniques du système d'information automatisé, peuvent recevoir à tout moment des informations dans les directions suivantes :
• réservation;
• bureau de l'administrateur en chef ;
• formalisation des visites collectives ;
• des informations sur les clients réguliers ;
• éditeur de texte de rapports ;
• les factures des services des agences de transport ;
• enregistrement des visites ;
• questions administratives et économiques ;
• la gestion des revenus d'intérêts ;
• créer des programmes complexes ;
• le commerce de gros;
• interface pour les calculs informatiques ;
• interface de commande de projections de films ;
• interface pour les points de vente ;
• contrôle environnemental;
• réservation centralisée ;
• livre général de la ville;
• créanciers ;
• les dettes des copropriétaires ;
• gestion associative ;
• loyer pour la numérotation à long terme ;
• loyer pour multipropriété.
Dans les hôtels de taille moyenne et grande, le poste de travail de l'administrateur est équipé d'un mini-ordinateur pour le contrôle et le traitement des reçus et des achats. Plusieurs autres services, généralement équipés de moniteurs, fonctionnent dans l'hôtel : points de vente, service d'approvisionnement, salle de conférence et autres services. Les petits hôtels peuvent utiliser un mini-ordinateur séparément ou le connecter à un réseau local pour traiter les demandes.
